Засади використання автоматизованої системи документообігу Великоолександрівського районного суду Херсонської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду - це затверджені рішенням зборів суддів Великоолександрівського районного суду Херсонської області суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду Великоолександрівського районного суду Херсонської області розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, на виконання Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення) та визначають єдиний порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. У Великоолександрівському районному суді Херсонської області застосовується Положення про автоматизовану систему документообігу суду з урахуванням особливостей, визначених цими Засадами.

3. Збори суддів мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

4. Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів з урахуванням Положення.

5. Збори суддів запроваджують спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

6. В разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів – членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

В разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

В разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

7. Збори суддів визначають особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

• у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
• у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
• у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення;
• які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
• які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 цього Положення);
• у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав.

8. Збори суддів визначають коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

9. Категорії складності кримінальних проваджень (справ) (коефіцієнт складності):

• до категорії 5 - ст.ст. 110 ч.3; 111; 112; 113; 114; 114-1 ч. 2; 115; 149 ч. 2, 3; 152 ч. 2, 3; 153 ч. 3; 185 ч. 5; 186 ч. 5; 187 ч. З, 4; 189 ч. 4; 190 ч.4; 191 ч. 5; 194-1 ч. 3; 199 ч. 3; 201 ч. 2; 209 ч. 3; 225 ч. 1; 257; 258 ч. 2, 3; 258-3 ч. 1; 258-5 ч. 3; 260 ч.4, 5; 261; 262 ч. 3; 263-1 ч. 3; 265 ч. 3; 265-1 ч. 3; 267 ч.2; 270-ІЧ.3; 277 ч. 3; 278 ч. 3; 279 ч. 3; 280 ч. 3; 281 ч. 3; 282 ч. 3; 289 ч. 3; 292 ч. 3; 294 ч. 2; 297 ч. 3; 301 ч. 5; 303 ч. 4; 305 ч. 3; 306; 307 ч. 3; 308 ч. 3; 312 ч. 3; 313 ч. 3; 314 ч. 3; 315 ч. 2; 345 ч. З, 4; 346 ч. 3; 347 ч. 2; 348; 349; 350 ч.3; 352 ч. 2; 368 ч. 4; 377 ч.3; 378 ч. 2; 379; 398 ч. 3; 399 ч. 3; 404 ч. З, 4; 408 ч. 3; 410 ч. 3; 414 ч. 3; 416; 417; 437; 438; 439; 441; 442 ч. 1; 443; 446; 147 ч. 2 КК України;
• до категорії 4 - злочини у сфері господарської діяльності (розділ 7 особливої частини КК України); злочини у сфері службової діяльності (ст.ст. 364 - 369 КК України); ст. 258 ч. 1 КК України;
• до категорії 3 - злочини проти статевої свободи та статевої недоторканості особи, крім справ, які відносяться до 5 категорії (розділ 4 особливої частини КК України); злочини проти життя, здоров’я особи, крім справ, які відносяться до 5 категорії (розділ 2 особливої частини КК України); злочини проти волі, честі та гідності особи (ст.ст. 146 - 151 КК України); 191 ч. 4; 240 ч. 4; 256 ч. 2; 259; 262 ч. 1, 2; 276 ч. 3; 286 ч. 2, 3; 294 ч. 1; 301 ч. 4; 303 ч. 3; 304 ч. 2; злочини у сфері обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів або прекурсорів та інші злочини проти здоров’я населення (розділ 13 особливої частини КК України), крім ст. 309 KK України; злочини проти правосуддя (розділ 18 особливої частини КК України);
• до категорії 2 - 185 ч. 2 (більше 5 епізодів); 186 ч. 2, 3, 4 (більше 5 епізодів); 185 ч. З, 4, 2 (більше 5 епізодів); 187 ч. 2; 189 ч. 2, 3; 190 ч. 2, 3 (більше 5 епізодів); 191 ч. 2, 3 (більше 5 епізодів); 256 ч. 1 (більше 3 епізодів); 258 - 1 ч. 2; 276 ч. 2; 277 ч. 2; 289 ч. 2; 296 ч. З, 4 КК України;
• до категорії 1 - решта кримінальних проваджень (справ).

10. Категорії складності цивільних справ (коефіцієнт складності):

• до категорії 5 - спори про захист немайнових прав фізичних осіб (усього), в т.ч. спори про право інтелектуальної власності;
• до категорії 4 - спори, що виникають з трудових відносин, про право власності та інші речові права;
• до категорії 3 - спори про недоговірні зобов’язання; спори, пов’язані із застосуванням Закону України «Про захист прав споживачів»; спори, що виникають з договорів; спори, що виникають із земельних правовідносин;
• до категорії 2 - справи окремого провадження; перегляд постанови (ухвали) за нововиявленими обставинами; спори, що виникають з житлових правовідносин; спори, що виникають з сімейних правовідносин; інші справи позовного провадження (які не віднесені до інших категорій);
• до категорії 1 - заяви про забезпечення позову, доказів; справи наказного провадження; справи про звільнення майна з-під арешту (виключення майна з опису); клопотання про визнання та виконання рішень іноземних судів в Україні.

11. Категорії складності справи, що розглядаються за правилами Кодексу адміністративного судочинства (КАС) України (коефіцієнт складності):

• до категорії 3 - адміністративні справи, у яких однією зі сторін є орган чи посадова особа місцевого самоврядування, крім тих, які віднесені до інших категорій складності;
• до категорії 2 - усі адміністративні справи щодо спорів фізичних осіб з суб’єктами владних повноважень з приводу обчислення, призначення, перерахунку, здійснення, надання, одержання пенсійних виплат, соціальних виплат непрацездатним громадянам, виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, виплат та пільг дітям війни, інших соціальних виплат, доплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг; усі адміністративні справи з приводу рішень, дій чи бездіяльності суб’єктів владних повноважень у справах про притягнення до адміністративної відповідальності;
• до категорії 1 - справи про уточнення списку виборців; справи щодо оскарження рішень, дій або бездіяльності органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, засобів масової інформації, підприємств, установ, організацій, їхніх посадових та службових осіб, творчих працівників засобів масової інформації, які порушують законодавство про вибори та референдум.

Збори суддів визначають кількість календарних днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів. Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом. Збори суддів розглядають питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення.

У разі настання обставин, зазначених у пункті 10 Засад та підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному зборами суддів.

12. Розгляд судових справ про вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо, у вихідні, неробочі та святкові дні здійснюється суддею в порядку графіку чергування, затвердженого наказом голови суду (особи, яка виконує його обов’язки).

В разі неможливості розподілу слідчим суддям судових справ про вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо, з підстав, визначених пп. 2.3.3 Положення, якщо такі обставини настали на строк не більше трьох робочих днів поспіль, розгляд таких справ здійснюється суддею, визначеним наказом голови суду (особи, яка виконує його обов’язки).

13. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді судові справи, визначені підпунктом 2.3.44 Положення, передаються з використанням програмних засобів автоматизованої системи документообігу суду (КП «Д-3»). При цьому вимоги підпункту 2.3.3 Положення про не розподілення судових справ не підлягають врахуванню.

У разі надходження до суду матеріалів про адміністративні правопорушення, які раніше були направлені на доопрацювання відповідною постановою суду, вони в неавтоматичному режимі передаються тому ж головуючому судді, який вже був раніше автоматично визначений системою в даному провадженні.

В разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (в зв’язку з тривалими (понад чотирнадцять днів) відпусткою, відрядженням, тимчасовою непрацездатністю) у випадках, передбачених підпунктом 2.3.44 пункту 2.3 Положення, автоматизованому розподілу підлягають:

• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, якщо обвинувачений утримується під вартою і строк запобіжного заходу закінчується в період відсутності судді;
• заяви про забезпечення позову, доказів, коли обґрунтовано підтверджується, що невжиття таких заходів може призвести до порушення прав позивача (відчуження спірного майна, знищення доказів тощо).

14. Судові справи (крім кримінальних проваджень), що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Якщо суддя, в провадженні якого перебувала зазначена судова справа, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення (крім періоду перед відпусткою, відрядженням), судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу.

Кримінальні провадження, повернуті після скасування ухвал, відповідно до положень статті 76 КПК України, підлягають повторному автоматизованому розподілу.

В разі, якщо матеріали кримінального провадження із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал надходять щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, такі матеріали підлягають передачі раніше визначеному головуючому судді відповідно до норм частини другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, з урахуванням вимог щодо неможливості повторної участі судді в розгляду справи.

15. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді у випадках, коли слідчим суддею в цьому кримінальному провадженні вирішувалось питання застосування заходу забезпечення кримінального провадження у вигляді арешту майна.

16. Повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи, здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

До очевидних зараховуються:

• безпосередні помилки в налаштуваннях автоматизованої системи документообігу, пов’язані з недоліками виробника;
• помилково визначена спеціалізація судді;
• неправильне налаштування табеля робочих днів суддів;
• неврахування недопустимості повторної участі судді в розгляді судової справи згідно з вимогами процесуального законодавства;
• помилковий вибір типу поєднання або незастосування поєднання обліково-статистичних карток на судові справи, яке потягло невірне визначення головуючого судді;
• автоматизований розподіл справи у випадку, коли судова справа підлягала передачі раніше визначеному головуючому судді;
• інші причини, які визнані такими згідно з рішенням зборів суддів.

У разі виявлення помилки в реєстраційних даних конкретної справи в автоматизованій системі документообігу суду, відключення цієї обліково-статистичної картки від статистичного звіту відбувається за відповідним розпорядженням керівника апарату суду, при наявності доповідної записки особи, яка виявила таку помилку або порушення. При цьому, розподіл такої справи відбувається в неавтоматичному режимі на того суддю, на якого ця справа до цього була розподілена автоматично.

У виняткових випадках, коли при розподілі судової справи раніше визначеному головуючому судді відповідно до пп. 2.3.44 Положення, технічні налаштування автоматизованої системи під час повторного автоматизованого розподілу виключають раніше визначеного в основній справі головуючого суддю в справі з розподілу через врахування обмежень табелю (період перед відпусткою, відрядженням, періоди відпустки, відрядження, тимчасової непрацездатності судді, надання днів відпочинку за раніше відпрацьований час), зазначена судова справа передається раніше визначеному в справі головуючому судді в неавтоматичному режимі шляхом формування відповідальною особою апарату суду в автоматизованій системі документообігу суду «Протоколу розподілу справи між суддями у неавтоматичному режимі», при цьому комісією суду складається акт про обставини неавтоматичної передачі справи.

До складу комісії залучаються керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов’язки, головний спеціаліст з інформаційних технологій суду (особа, яка виконує його обов’язки), відповідальна особа апарату суду за реєстрацію судових справ відповідної юрисдикції.

17. У випадку неможливості розподілу судових справ, викликаної одночасним припиненням автоматизованого розподілу судових справ суддям в період до початку відпустки, тривалість якої становить понад чотирнадцять календарних днів, автоматизований розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно (про вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо), слідчому судді, визначеному зборами суддів, припиняється за три календарних дні до початку відпустки.

Про неможливість автоматизованого розподілу судових справ, пов’язану з одночасним припиненням автоматизованого розподілу судових справ суддям в період до початку відпустки, тривалість якої становить понад чотирнадцять календарних днів, комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) складається акт з викладенням обставин, що спричинили неможливість розподілу, причин їх виникнення, зазначенням дати настання та закінчення дії відповідних обставин.

18. Слідчому судді не розподіляються судові справи, які надійшли за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів), крім судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно (про вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, скарги на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора, тощо), автоматизований розподіл яких слідчому судді, визначеному зборами суддів, припиняється за три календарних дні до початку відпустки, тривалість якої становить понад чотирнадцять календарних днів.

19. У випадку помилкового створення обліково-статистичної картки на справу за невірним видом судочинства, коли через невизначеність позовних вимог позивача, зазначених у поданій до суду позовній заяві, неможливо під час реєстрації однозначно встановити, за яким видом судочинства (цивільним чи адміністративним) має розглядатись судова справа, канцелярія суду на підставі складеного комісією суду акту створює обліково-статистичну картку на справу за вірним типом судочинства зі збереженням єдиного унікального номера судової справи, судова справа підлягає передачі раніше визначеному судді, у якого справа перебуває в провадженні, засобами автоматизованої системи документообігу суду. Помилково створена за невірним видом судочинства обліково-статистична картка відключається від статистичного звіту.

20. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44–2.3.46 пункту 2.3 Положення, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду даних справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством вони підлягають автоматизованому розподілу уповноваженою особою апарату суду за здійснення автоматизованого розподілу судових справ на загальних підставах.

21. Не передаються раніше визначеному в судовій справі слідчому судді клопотання та скарги, які надходять:

    • за два місяці до закінчення повноважень судді;
    • за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
    • за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
    • у період відпустки судді;
    • за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
    • під час тимчасової непрацездатності судді;
    • за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
    • у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
    • у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення.