Як зберігаються особові справи держслужбовців апарату суду?

Кадрове діловодство є важливим елементом в системі управління персоналом в органі державної влади.

Окреме місце в роботі служби по роботі з персоналом Великоолександрівського районного суду відведено особовим справам працівників апарату суду.

Складовою кадровою документацією в системі персонального обліку є особові справи, так би мовити, «хроніка» діяльності працівника в установі. Основу таких справ складають документи, що містять відомості про особу; встановлюють характер її трудових, службових відносин з установою; визначають ділові та особисті якості.

Порядок, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 року №64, визначає вимоги щодо ведення і зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формується особова справа.

Особова справа - це сукупність документів, що містять повні відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. Вона займає основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, які групуються в ній, проводиться вивчення, відбір і управління кадрами апарату суду.

Ведення особової справи починається з прийняття на державну службу або іншого призначення. Особиста справа формується з певних документів у відповідній послідовності:

• Особова картка встановленого зразка;
• Текст присяги державного службовця;
• Копія паспорта;
• Копія облікової картки платника податків;
• Право на майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру.

Далі за часом надходження матеріали документів додаються в хронологічному порядку до особової справи.

Особова справа реєструється в журналі обліку особистих справ не пізніше тижневого терміну після призначення на посаду. Особові справи повинні бути в алфавітному порядку, підшитими в окрему папку формату А4, на якій вказуються прізвище, ім'я, по батькові, порядковий номер особової справи.

Особові справи державних службовців є документами для службового користування і зберігаються в опечатаних металевих шафах.

Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію про персональні дані державних службовців відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

Після звільнення працівника, заяву про його звільнення, копію наказу та інші документи підшивають до особової справи. Після припинення державним службовцем роботи його особиста справа залишається в службі по роботі з персоналом протягом двох років і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У разі повернення людини на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.