Огляд обліково-статистичної роботи у суді за 2021 рік

Великоолександрівським районним судом Херсонської області на виконання листа Територіального управління Державної судової адміністрації Херсонської області №1910/03 від 24.12.2021 року проведено огляд обліково-статистичної роботи в суді за 2021 рік.

1. Робота Великоолександрівського районного суду планується на перше та друге півріччя поточного року. Після затвердження головою суду, план роботи суду підписується керівником апарату та доводиться до відома працівників апарату суду.

Робота суду спланована по таким напрямкам:

• Загальні заходи;
• Робота канцелярії суду;
• Аналітична робота суду;
• Заходи у сфері управління персоналом;
• Робота зі ЗМІ;
• Заходи по фінансовому та матеріально-технічному забезпеченню.

Всі плани роботи підшиваються в окрему папку, відповідно до номенклатури суду. Після закінчення півріччя, робляться відповідні відмітки про виконання поставлених завдань, а, у разі необхідності, також долучаються необхідні матеріали.

Як і було заплановано на 2021 рік, суддями, керівником апарату та заступником керівника апарату суду було проведено 2 узагальнення та 12 аналізів стану розгляду судом справ різних категорій, результатів складання статистичної звітності та змін у поточному законодавстві:

• Складено аналітичний огляд обліково-статистичної роботи суду за 2020 рік.
• Складено аналітичний огляд даних про стан здійснення правосуддя за 2020 рік.
• Проведено аналіз результатів складання статистичної звітності за 2020 рік.
• Здійснено аналіз практики розгляду спорів що виникають із земельних правовідносин за 2020 рік.
• Проведено аналіз практики розгляду справ у сфері обігу наркотичних засобів за 2020 рік.
• Проведено аналіз стану розгляду справ наказного провадження за 2020 рік.
• Здійснено аналіз зміни та доповнення до поточного законодавства, ознайомлювати зі змінами працівників суду.
• Проведено аналіз стану кадрового діловодства за 2021 рік.
• Складено аналітичний огляд стану та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів.
• Проведено аналіз стану виконання судових рішень у справах кримінального провадження за перше півріччя 2021 року
• Узагальнено практику розгляду кримінальних проваджень про тяжкі злочини за перше півріччя 2021 року
• Узагальнено практику розгляду по справам про адміністративні правопорушення щодо вчинення домашнього насильства.
• Складено аналітичну довідку про стан здійснення судочинства Великоолександрівським районним  судом за ст. 44-3 КУпАП.
• Здійснено аналіз змін та доповнень до поточного законодавства за 2021 рік.

2. У Великоолександрівському районному суді Херсонської області вся обліково-статистична робота ведеться відповідно до чинного законодавства, зокрема Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах, затвердженої наказом ДСА України № 814 від 20.08.2019 року (зі змінами); Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами) та інших інструкцій.

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, отримання документів надісланих з особистих кабінетів громадян в Електронному суді, автоматизований розподіл справ між суддями, централізоване зберігання текстів судових рішень, організаційно-розпорядчих документів, інших процесуальних документів, формування та подання статистичних звітів, автоматичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень тощо, здійснюється за допомогою комп’ютерної системи КП «Д-3».

Для забезпечення належної організації роботи, працівники апарату суду дотримуються та використовують у роботі всі роз'яснення та інформаційні листи, які надходять з Територіального управління Державної судової адміністрації України у Херсонській області, ДСА та інших вищих за рівнем установ.

Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ і матеріалів та складання звітів, володіють як знаннями інструкцій, так і мають практичний досвід роботи. Новим відповідальним працівникам надається вся необхідна методична допомога. Це питання знаходиться під контролем голови суду, керівника апарату суду та заступника керівника апарату.

Працівники канцелярії суду дотримуються законодавства та вимог, встановлених Інструкцією з діловодства, при веденні первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення. Вимоги вищезазначеної інструкції виконуються і при заповненні карток на осіб, щодо яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили.

3. Відповідно до функціональних обов’язків, заступник керівника апарату суду забезпечує регулярну і своєчасну організацію роботи зі складання обліково-статистичної звітності про стан здійснення правосуддя. Також, разом із головним спеціалістом з інформаційних технологій вони проводять періодичну та вибіркову перевірки правильності ведення комп’ютерного обліку кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.

Щомісячно проводиться контрольна перевірка повноти заповнення ОСК по справам всіх категорій. Також, працівники апарату суду здійснюють контроль відповідно до своїх обов’язків за зверненням до виконання адміністративних постанов, рішень, вироків.

Складання статистичної звітності у Великоолександрівському районному суді розподілене між працівниками.

Вся статистична інформація – квартальні звіти, аналізи, довідки тощо Великоолександрівським районним судом надсилається до ТУ ДСА у визначені строки. Досить часто буває так, що після оновлення програми «Д-3», в ОСК з’являються нові поля, до яких необхідно вносити дані. В результаті цього виникають випадки неповного заповнення ОСК. Однак, такі проблеми своєчасно усуваються відповідальними працівниками апарату суду за результатами щомісячної перевірки повноти заповнення ОСК. Так само, при складанні звітності враховуються прийняті протягом року зміни, у тому числі до форм статистичної звітності.

4. Дані, отримані під час роботи, реєструються в обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої програми документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України та відповідно до вимог КП «Д-3». Випадків порушення послідовності реєстрації справ зафіксовано не було. Недоліки в роботі у випадку їх виявлення невідкладно усуваються.

Керівником апарату суду регулярно проводиться робота з інформування вирішення питань організаційного характеру. На нарадах суду проводяться навчальні заходи по вивченню та застосуванню в роботі оновленого законодавства, узагальнення судової практики, вчасності та належної подачі щомісячних та квартальних звітів, про підготовку суддів, про номенклатуру суду, про передачу справ до архіву суду на зберігання, про затвердження списку присяжних, які будуть залучатися для розгляду і вирішення справ, про дотримання вимог антикорупційного законодавства.

Протягом 2021 року обліково-статистична робота здійснювалась відповідно до чинних нормативно-правових актів, методичних роз’яснень та наданих інструкцій. Працівниками суду за минулий період своєчасно та в повному обсязі виконані всі заплановані завдання та заходи.

Найкращими способами вирішення проблемних питань, з якими найчастіше стикається Великоолександрівський районний суд у роботі та під час складання статистичної звітності, вважаємо проведення дистанційних навчань щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду; проведення відеоконференцій, відео-семінарів, та круглих столів щодо вирішення проблемних питань судової статистики; розробку нових спеціальних методів роботи і надання відповідних навчальних матеріалів для покращення оперативності та автоматизації щоденних завдань.